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Facturation

La facturation est un élément essentiel de nos relations avec les fournisseurs. Nous nous engageons à assurer un processus clair, efficace et conforme aux réglementations en vigueur.

Le respect strict des règles ci-dessous est indispensable pour garantir un traitement rapide des factures et un paiement dans les délais.

1. Traitement fiscal

Simfer S.A. et Simfer Infraco Guinée S.A.

À compter du 1er juin 2026, Simfer S.A. est entrée en phase d’exploitation conformément à sa Convention de Base et à ses amendements.

En conséquence, les fournisseurs et prestataires non exclusivement dédiés au projet minier de Simfer S.A. et disposant d’une clé TVA devront désormais facturer leurs prestations ou livraisons avec TVA. En revanche, les sous-traitants intervenant exclusivement pour le projet minier par l’intermédiaire d’une entité dédiée continueront à facturer hors TVA.

Il est également rappelé que Simfer Infraco Guinée S.A. demeure en phase de construction.

Rio Tinto Guinée S.A.

Cette entité est soumise au régime fiscal de droit commun :

  • Application des retenues à la source conformément au Code général des impôts ;
  • Paiements effectués selon la réglementation fiscale en vigueur.

⚠️ Il est essentiel de mentionner la bonne entité légale sur la facture (Simfer S.A., Simfer Infraco Guinée S.A., Rio Tinto Guinée S.A., etc.), car celle-ci détermine les conditions fiscales et contractuelles applicables.

2. Exigences obligatoires pour les factures

Pour être acceptée, une facture doit respecter les mentions obligatoires prévues par le Code général des impôts (CGI) ainsi que les éléments suivants:

  • Numéro de bon de commande (PO) clairement indiqué sur la première page (obligatoire) ;
  • Nom et adresse exacts de l’entité facturée ;
  • Numéro d’identification fiscale du fournisseur ou prestataire et de l’entité facturée (Simfer S.A., Simfer Infraco Guinée S.A., Simfer Marine Guinée, Rio Tinto Guinée S.A.) ;
  • Devise conforme aux standards internationaux (GNF, USD, EUR, etc.) ;
  • Une facture par document (ne pas regrouper plusieurs factures) ;
  • Référence du bon de livraison pour les fournisseurs de biens ;
  • Informations conformes au bon de commande.

⚠️ L’absence de numéro de bon de commande (PO) ou la présence d’informations incorrectes entraîne un rejet automatique de la facture.

3. Modalités de soumission

Les factures doivent être envoyées :

Un accusé de réception est généré automatiquement.

4. Exigences techniques

  • Format recommandé : PDF ;
  • Maximum de 10 pièces jointes par e-mail ;
  • Taille maximale : 15 Mo ;
  • Les fichiers doivent être :
    • lisibles ;
    • non protégés (sans mot de passe) ;
    • non compressés (fichiers .zip interdits) ;
    • exempts d’objets intégrés (par exemple, signatures Outlook complexes).
  • Une facture par envoi.

5. Fournisseurs locaux (Guinée)

Les fournisseurs enregistrés en République de Guinée sont tenus de soumettre leur facture accompagnée des documents fiscaux requis dans un seul fichier PDF, présenté dans l’ordre suivant :

  1. Facture ;
  2. Quitus fiscal valide ;
  3. Certificat d’immatriculation fiscale à jour.

⚠️ Toute facture soumise sans quitus fiscal valide et/ou sans certificat d’immatriculation fiscale à jour pourra être rejeté ou faire l’objet d’une retenue fiscale de 20 %, indépendamment de toute autre retenue applicable conformément à la réglementation en vigueur.

6. Cas particuliers

  • La réception du bien ou la validation du service en interne doit être effectuée avant l’émission de la facture.

Avance de paiement

  • Facture pro forma : hors taxes ;
  • Facture finale : taxes appliquées conformément à la réglementation en vigueur.

Les factures d’acompte ne doivent pas être envoyées à [email protected]. Elles sont traitées directement par le service Procurement et le demandeur interne.

7. Retards et rejets de factures

Après soumission, des retards peuvent survenir en cas de :

  • Non-respect des exigences ci-dessus ;
  • Informations incorrectes ou incomplètes ;
  • Non-conformité fiscale ou technique.

Conséquences

  • Rejet de la facture ;
  • Retard de paiement.

8. Conditions de paiement

Les conditions de paiement sont définies dans le bon de commande.

Exception

Pour les entreprises enregistrées en Guinée dont plus de 51 % du capital est détenu localement :

Paiement sous 15 jours.

9. Contacts

Pour toute question :