Logistiques
La logistique est un pilier essentiel de notre de notre stratégie d’approvisionnement. Nous vous fournissons toutes les informations essentielles concernant le cahier des charge, les incoterms, les conditions de la marchandise, le transport, l’emballage et le dédouanement des marchandises en provenance de nos fournisseurs.
Cahier des Charges (CDC) ou Liste d’Importation :
Pour bénéficier des exonérations des droits de douanes telles que prévues dans la Convention Minière de Simfer, les biens importés ou vendus depuis des entrepôts sous douane des fournisseurs guinéens doivent impérativement figurer dans le CDC de Simfer ou celui du contractant direct de Simfer (annexe du CDC de Simfer).
Le CDC est annuel, préparé entre juin et septembre de l’année N-1 et soumis à la mi-septembre par Simfer pour étude du CPDM et des Douanes avant la validation finale du Ministre du Budget avant fin décembre de l’année N-1. Ce CDC ainsi approuvé sera valable pendant toute l’année N.
Il est donc impératif d’anticiper pour bénéficier des exonérations des droits de douane selon le régime douanier de la Convention Minière de Simfer.
Seuls les contractants et fournisseurs directs de Simfer (ayant un contrat signé par Simfer) peuvent bénéficier de ces exonérations.
Toute marchandise ne figurant pas dans le CDC de Simfer et de ses contractants directs doit être importée en TTC et faire l’objet du paiement de la totalité des droits de douane, à la charge du contractant ou fournisseur.
Dans certains cas exceptionnels, Simfer peut accepter de préparer en cours d’année un CDC additif mais cette dérogation est exceptionnelle et seule la direction logistique de Simfer est habilitée à prendre cette décision.
Incoterms à utiliser pour l’importation en exonération des droits de douane
Pendant toute la phase de construction du projet Simfer, la direction logistique de Simfer exige que les incoterms utilisés pour l’importation de marchandises en exonération des droits de douane soient FCA ou FOB.
Cela signifie que le contractant ou fournisseur sera responsable de la première partie de la chaîne logistique (depuis l’entrepôt du fournisseur dans le pays d’exportation jusqu’au port d’exportation en FCA, jusqu’au chargement sur le navire en FOB) et que Simfer gérera directement le reste de la chaîne logistique d’importation avec ses propres prestataires logistiques, y compris le transport maritime et aérien, le dédouanement en Guinée et le transport routier jusqu’au site.
Tout fournisseur ou contractant décidant d’utiliser un autre Incoterm sans l’accord écrit préalable de la direction logistique de Simfer assumera le paiement de la totalité des droits de douane.
Conditionnement de la marchandise
Le contractant ou fournisseur est responsable de la conformité du conditionnement de la marchandise à l’origine.
Tout dommage de la marchandise causée par la non-conformité du conditionnement de la marchandise avec les exigences de Simfer sera entièrement de la responsabilité du contractant ou fournisseur.
Le contractant ou fournisseur doit notamment s’assurer que le conditionnement de la marchandise à l’origine tient compte des contraintes de livraison, telles que le transport maritime, la manutention dans les ports, le transport routier en Guinée sur des routes dont certaines portions ne sont pas asphaltées et peuvent être détériorées en saison des pluies par exemple.
Préparation de l’importation en exonération des droits de douane
Le contractant ou fournisseur doit impérativement tenir compte des délais d’importation habituels dans son chronogramme contractuel avec Simfer.
Par exemple, pour une marchandise ne faisant pas partie de la catégorie hors-gabarit, importée par la mer depuis la Chine, figurant déjà dans le CDC de Simfer, dont les documents d’importation sont 100% conformes, il faut habituellement compter, en plus de toutes étapes préalables dans le pays d’exportation :
- De 45 à 60 jours de transport maritime (la durée du transport maritime est moindre pour les marchandises en provenance d’Europe par exemple),
- Puis 8 à 15 jours de dédouanement,
- Puis 6 à 7 jours de livraison par la route (1 jour pour charger au port, 4-5 jours de transport routier, 1 jour pour décharger).
Avant même que la marchandise ne soit embarquée sur le navire dans le port d’exportation, le contractant ou fournisseur doit IMPERATIVEMENT soumettre les drafts de documents d’importation (notamment la facture commerciale et la packing List) à l’équipe logistique de Simfer) pour contrôle des documents et demande de correction le cas échéant.
Le contractant ou fournisseur ne sera autorisé à entamer le processus de livraison qu’une fois qu’il aura obtenu l’accord écrit concernant la conformité des drafts de documents d’importation.
En cas de non-respect de cette règle, le contractant ou fournisseur devra assumer le paiement de la totalité des droits de douanes, voire des pénalités douanes le cas échéant.
Dédouanement de marchandises en exonération des droits de douane
Simfer gère directement le dédouanement des marchandises importées en exonération des droits de douane, en utilisant un des transitaires sous contrat avec Simfer, sélectionnés à la suite à un appel d’offres transparent et conformes aux critères du contenu local. Pour toute marchandise le transitaire est choisi par Simfer selon les performances récentes des transitaires sous contrat avec Simfer.
Il est formellement interdit à tout contractant ou fournisseur de Simfer de faire appel à un autre transitaire ou de vouloir directement gérer le dédouanement de toute marchandise bénéficiant de l’exonération des droits de douane selon le régime douanier de Simfer.
Livraison sur site, transport routier, y compris les règles de santé et sécurité
Par principe, seules les entreprises de transport routier de marchandises sous contrat avec Simfer sont habilitées à livrer les marchandises sur site. Ces transporteurs, sélectionnés suite à un appel d’offres transparent et conformes aux critères du contenu local, sont en conformité avec le cahier des charges du transport routier de Simfer qui comprend par exemple les exigences suivantes :
- Entreprise préqualifiée par les équipes de transport et HSE de Simfer, lors d’un audit en 2 étapes : questionnaire à remplir puis audit physique et documentaire de 2 jours ;
- Processus de gestion opérationnelle validé par Simfer ;
- Processus de maintenance préventive et corrective validé par Simfer ;
- Processus de gestion HSE du transport routier de marchandise validé par Simfer ;
- Processus de gestion des performances du transport et des chauffeurs validés par Simfer (ce processus inclue tous les indicateurs de performance HSE exigés par Simfer) ;
- Camion neuf ou récent en parfait état de fonctionnement, audité par Simfer et officiellement intégré à la flotte de transport de Simfer ;
- Système de tracking OBC opérationnel sur tous les camions et accessible en direct par l’équipe de transport de Simfer ;
- Chauffeurs et assistants des chauffeurs salariés de l’entreprise de transport ;
- Plan de formation complet et à jour des chauffeurs, audité et validé par Simfer ;
- Formateur des chauffeurs salarié par l’entreprise de transport et certifié pour la formation des chauffeurs, notamment concernant les 16 modules de la conduite défensive ;
- EPI complets et en bon état pour le chauffeur et son assistant ;
- Equipements HSE complets et en bon état sur chaque camion ;
Pour les marchandises importées, l’équipe logistique de Simfer choisit directement le transporteur, parmi les entreprises de transport sous contrat avec Simfer, chargé de livrer la marchandise sur site.
Pour les marchandises achetées en Guinée, le fournisseur a l’obligation de livrer à l’entrepôt Simfer à Coléah-Conakry et la livraison sur site se fera par un transporteur choisi par l’équipe logistique parmi les entreprises de transport sous contrat avec Simfer.
La direction logistique de Simfer peut exceptionnellement accorder des dérogations écrites et ainsi permettre à un contractant ou fournisseur de livrer directement les marchandises. Pour obtenir cette dérogation écrite, le contractant ou fournisseur doit préalablement :
- Transmettre sa demande écrite de dérogation à la direction logistique ;
- Transmettre à la direction logistique de Simfer le contact direct de l’entreprise de transport proposée par le contractant ou fournisseur ;
- S’assurer que l’entreprise de transport proposée remplisse la check – list envoyée par la direction logistique de Simfer ;
- S’assurer que l’entreprise de transport proposée est auditée physiquement par les équipes transport et HSE de Simfer ;
- Recevoir de la part de la direction logistique le résultat de l’audit et l’autorisation écrite d’utiliser le transport proposé
Le non-respect d’une seule de ces étapes nécessaires pour obtenir la dérogation de transport expose le contractant ou fournisseur à des sanctions de la part de Simfer pouvant aller jusqu’à l’annulation du contrat.
